Les atouts de la solution
Notes Extractor est une solution permettant d’extraire les données stockées dans des bases Notes et de les convertir, soit sous forme de fichiers dont les formats respectent les standards ouverts du marché (XML, HTML, EML), soit vers des formats propriétaires (PDF, Word, SharePoint, O365, Google Drive, Google Sites, etc.).
L’outil peut traiter tous les types de bases Notes :
L’extraction des données des bases Notes répond dans un premier temps à un besoin d’archivage des bases Notes inactives. Le choix d’un format non propriétaire garantit l’accessibilité aux données sur le long terme, sans avoir besoin de recourir à un client Notes ou un serveur Domino.
Le rendu web possède plusieurs fonctionnalités phare, comme le module de recherche disponible pour tous types de bases, et le fait de pouvoir répondre aux messages.
L’extraction des données peut ensuite être rendue nécessaire dans le cadre d’un projet de migration de plateformes, où les données des bases Notes actives doivent être transférées vers d’autres technologies applicatives (Microsoft SharePoint, Google Apps, Alfresco…). Le choix de formats de fichier ouverts pour la transition des données facilite l’import dans le système cible.
L’outil Notes Extractor s’inscrit dans un écosystème plus large, entre des outils d’audit des bases Notes (activité, volumétrie, complexité …) via la solution Audit Station et des outils d’intégration automatique des données dans les systèmes cibles comme SharePoint Provisioner.
Pour les Bases Applicatives :
Pour les bases Mails :
Pour les bases QuickR :
La conversion du contenu de toutes bases Notes (base applicative, base courrier, base QuickR…) dans un format ouvert (XML / HTML / XSL) nécessite l’installation du produit Notes Extractor, qui est composé d’une base Notes de paramétrage (NotesExtractor.nsf) et d’un exécutable (NotesExtractor.exe). Le paramétrage de l’exécutable s’effectue dans la base NotesExtractor en créant des documents Setup. Le produit peut être utilisé sur un serveur Domino ou un poste client Notes. Dans tous les cas, les fichiers XML / HTML / XSL produits sont créés sur le disque dur de la machine hébergeant l’exécutable.
Les données issues des bases Notes sont converties dans des formats standards du marché, adaptés à leur types :
Afin de conserver les informations relatives à la sécurité des documents Notes (lecture, modification, suppression), les identités des utilisateurs (noms Notes de type FullName) peuvent être traduites en fonction de l’annuaire cible (UPN pour Active Directory). NotesExtractor traduit également les noms des groupes présents dans les champs des documents et analyse les LCA des bases afin de résoudre les [Rôles].
Les index des vues et dossiers des bases Notes sont exportés sous forme de fichiers XML ou HTML. Les informations relatives au classement des documents sont ainsi conservées.
Si les bases Notes exportées ont un modèle reconnu (bases Mail, QuickR, Library, TeamRoom, Forum…), les éléments de Design utilisés pour l’affichage des données (Navigateurs, Vues, Masques) sont fournis en standard dans le produit NotesExtractor (sous forme de fichiers XSL). Si les bases utilisent un modèle non reconnu (base applicative), Notes Extractor va convertir automatiquement les Masques et les Vues de la base en fichiers XSL pour permettre l’affichage des documents.
Le résultat de la conversion peut être utilisé localement avec un navigateur Internet (Internet Explorer, FireFox, Chrome) ou intégré directement à un serveur Web. On navigue ainsi dans l’application en mode Lecture Seule. L’arborescence des fichiers résultats peut aussi être injectée, au moyen d’outils dédiés, dans des architectures applicatives comme Microsoft SharePoint, Google Apps, Alfresco …
Nouveau dans la dernière version 2.4
Le processus Notes Extractor va lire le contenu de la base Notes pour déterminer la liste des documents à convertir. Chaque document Notes est extrait dans un ensemble de fichiers (un XML + un HTML par Rich Text ou champ Mime + les fichiers attachés) :
Configuration système requise :
Nouveau dans la dernière version 2.4
L’ APPLICATION MIGRATION FACTORY traite les applications Notes et leurs données selon 3 stratégies : Archivage, Migration & Conversion, Transformation.
Une même application Notes peut être à la fois Archivée, Migrée et Transformée : les données non actives sont extraites de l’application pour être archivées alors que les données actives sont importées dans la nouvelle application.
Retrouvez dans cette section nos produits compagnons de Notes Extractor :
SharePoint Provisioner : le passage d’un monde Notes vers Microsoft implique la migration complète ou partielle de vos données et documents. À l’heure d’importer le contenu de vos bases, qu’elles soient de type métiers, discussions, bibliothèques de documents, et autres, et qu’elles soient simples ou complexes, contenant une multitude de pièces jointes ou non, il est indispensable d’automatiser l’intégration pour des raisons de coût et de temps. SharePoint Provisioner vous accompagne dans la réalisation de cette étape d’importation, il possède des avantages techniques essentiels comme la gestion de la sécurité des données, la gestion des différents types de champs, la prise en compte du contenu riche, ainsi que la correspondance des noms d’utilisateurs.
Archive Mail est une solution d’archivage centralisée et automatique des emails Notes.
Même si les modes de communication évoluent et se « socialisent », le Mail reste l’outil principal d’échange d’information dans le contexte professionnel entre les personnes, ce qui génère une augmentation régulière des volumes de données stockés sur les serveurs de Messagerie. La solution Archive Mail propose une nouvelle approche pour organiser l’archivage des données de messagerie des utilisateurs en prenant en compte les contraintes des différents acteurs (utilisateurs, administrateurs, support).
Audit Station est une solution pertinente pour analyser, optimiser, gérer ou migrer votre infrastructure Notes Domino.
Ingénieusement automatisée, Audit Station est l’évolution de la solution historique Info NSF, utilisée par de nombreux clients depuis de nombreuses années et jugée indispensable pour analyser, trier et déterminer le contenu présent au sein des bases et des applications Notes. Retrouvez dans cette section nos fiches techniques au format PDF à télécharger :
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Mode de commercialisation de Notes Extractor
La licence Notes Extractor est concédée par poste utilisateur (licence individuelle) et en mode souscription et sur une base annuelle. Vous payez une redevance de première année puis une redevance de renouvellement chaque année. La redevance peut prendre fin si vous le souhaitez au terme de la période. En dessous de 12 mois, la licence est concédée en mode location (3 ou 6 mois) et s’adresse plus particulièrement à une utilisation du produit au sein d’un projet ( voir cas d’usages) avec une date de fin programmée et inférieure à 12 mois.
Une souscription en cours d’année est calculée à compter du 1er jour du mois suivant le mois d’acquisition (achat le 15 mars, date anniversaire le 1er avril). Une souscription de 12 mois peut être suivie d’une location de 3 ou 6 mois.
A chaque renouvellement la redevance est réévaluée sur des bases contractuelles, en fonction d’un indice fixe (2,5%) ou variable (indice Syntec).
Votre contrat de licence COOPERTEAM vous permet de disposer gratuitement :
Nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu, par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.
Si vous êtes une organisation gouvernementale, non gouvernementale (ONG), ou une institution académique, nous avons des conditions d’achat adaptées.
Un consultant COOPERTEAM est à votre disposition pour vous démontrer toute la puissance et la richesse des fonctionnalités de Notes Extractor.
Vous pouvez nous contacter par e-mail à contact@cooperteam.eu, par téléphone au 0492 906 480 ou en utilisant le formulaire en ligne.
Nous mettons à votre disposition une version d’évaluation du logiciel Notes Extractor pendant une durée limitée et après avoir convenu ensemble de votre besoin.
Pour vous faire gagner du temps lors de l’installation, du paramétrage initial et de la configuration de certaines fonctionnalités, nous vous recommandons de vous faire assister par notre support technique, afin de bien répondre à vos attentes et de vous guider dans votre processus d’évaluation. Vous bénéficierez alors d’une prise en main appropriée et d’une session de formation rapide pour obtenir vos premiers résultats.
Vous pouvez nous contacter par e-mail : contact@cooperteam.eu ou par téléphone au 04 92 90 64 80 ou en utilisant le formulaire en ligne.
Pour obtenir un devis, vous avez le choix entre les moyens suivants :
